Collez toutes les adresses d’un coup dans un outil qui envoie un message à chacun, plutôt qu’un e-mail groupé où tout le monde voit l’adresse des autres. Alexevent fait cela pour un mariage : vous collez la liste, vous relisez l’objet et le texte, et chaque invité reçoit son propre e-mail avec le lien de la fête, un QR code et le code d’accès.
Pourquoi envoyer un faire-part par e-mail en plus du papier ?
Le faire-part papier est un joli objet : on le choisit avec soin, on le poste quelques mois avant, et beaucoup d’invités le gardent sur le frigo jusqu’au jour J. Le faire-part par e-mail ne le remplace pas forcément, il le prolonge. Il mène chaque invité vers la page du mariage, où se retrouve tout ce qui se prépare à plusieurs : l’hébergement, le covoiturage, la vidéo des témoins, l’album des photos.
Certains couples envoient les deux, d’autres seulement l’e-mail, pour un mariage en petit comité ou une liste qui se complète au fil des semaines. Les deux façons se tiennent.
Que reçoit chaque invité ?
Chaque destinataire reçoit un e-mail à son nom, qui ne montre l’adresse de personne d’autre. Il contient :
- l’objet et le texte que vous avez relus, pré-remplis par Alexevent puis corrigés à votre convenance ;
- un bouton « Rejoindre la fête » et le lien écrit en clair ;
- un QR code, pour ouvrir la fête sur un autre appareil que celui où l’on lit ses e-mails ;
- le code d’accès, à recopier si besoin ;
- votre signature : le prénom et le nom de la personne qui a appuyé sur « Envoyer », utile quand ce sont les témoins qui écrivent ;
- un lien pour ne plus recevoir de messages, présent dès le premier envoi.
Comment s’y prendre, étape par étape ?
- Créez l’événement avec l’occasion « Mariage », la date et le lieu. Pour un mariage, les deux mariés sont à indiquer comme personnes fêtées, avec leur adresse e-mail : l’événement ne se publie pas sans eux.
- Collez la liste des adresses dans le champ prévu. Retours à la ligne, virgules, points-virgules ou espaces : tous les séparateurs sont acceptés, ce qui permet de coller directement une colonne de tableur ou le champ « À » d’un ancien message.
- Publiez l’événement. Tant qu’il est en préparation, aucun e-mail ne part, pour qu’aucun invité ne clique vers une page fermée.
- Relisez l’objet et le texte, puis décochez les personnes que vous préférez prévenir de vive voix, comme les grands-parents qu’on appelle d’abord.
- Envoyez. Un écran dit combien de messages sont partis et, le cas échéant, combien n’ont pas pu l’être.
- Consultez le journal des envois pour savoir qui a reçu quoi, et à quelle date.
Que mettre dans le texte du faire-part ?
Le texte pré-rempli fonctionne tel quel. Beaucoup de couples aiment pourtant y mettre leur voix : une phrase sur eux, la date, et ce que les invités trouveront en cliquant. Par exemple :
Chère famille, chers amis, nous nous marions le samedi 13 juin à la mairie de Rennes, et nous serions heureux de vous y voir. Sur la page de la fête, vous trouverez le lieu de la soirée, de quoi trouver une place en voiture ou un lit pour la nuit, et bientôt l’album des photos. À très vite, Alice et Maxime.
Gardez le texte court : les détails vivent sur la page, qui se met à jour quand ils changent.
À quoi ressemble un envoi en pratique ?
Alice et Maxime avaient deux listes : celle de la famille d’Alice, tenue par sa mère dans un tableur, et celle des amis de Maxime, recopiée depuis un vieil e-mail d’anniversaire. Un dimanche soir, vers 20 h, ils ont collé la première, puis la seconde ; les trois adresses présentes dans les deux n’ont été invitées qu’une fois. Ils ont décoché la grand-mère de Maxime, qu’il voulait appeler le lendemain, relu le texte à voix haute, et appuyé sur « Envoyer ». Le journal des envois montrait quarante-six messages partis. Dans l’heure, une tante répondait déjà dans les Infos pratiques qu’elle avait deux places dans sa voiture.
Combien ça coûte, et quelles sont les limites ?
L’offre Découverte est gratuite. Elle accueille un nombre d’invités par événement et un espace de photos et de vidéos, et l’envoi des e-mails y est compris. Si vous collez plus d’adresses que votre offre n’en comprend, Alexevent les ajoute jusqu’à ce qu’elle soit pleine et vous dit combien n’ont pas pu être ajoutées ; pour un grand mariage, l’offre Premium et les options accueillent davantage d’invités, et la page Tarifs donne les nombres, à regarder avant de commencer.
Alexevent ne tient pas le compte de ceux qui viennent et de ceux qui déclinent : le statut d’un invité dit s’il a rejoint la page du mariage, pas s’il sera à la mairie. Pour le nombre de couverts, gardez votre méthode habituelle. Et pour protéger vos invités, un même invité ne reçoit pas plus de trois e-mails par jour ; ce qui dépasse est regroupé dans un seul message récapitulatif, sans rien perdre.
Si ce sont les témoins qui envoient, nommez-les co-organisateurs : ils reçoivent eux-mêmes un e-mail qui les invite à préparer la fête, avant même sa publication.
Questions fréquentes
Les invités voient-ils les adresses des autres ?
Non. Chaque e-mail part à une seule personne. Personne ne découvre la liste complète des invités en lisant son message.
Peut-on envoyer le faire-part avant d’avoir fixé tous les détails ?
Oui, dès que l’événement est publié. Les informations de la page restent modifiables ensuite, et le lien envoyé mène à la version à jour.
L’e-mail peut-il arriver dans les indésirables ?
Cela peut arriver, comme pour tout envoi. Prévenez vos proches qu’un message va arriver, et demandez à ceux qui ne le voient pas de regarder dans ce dossier.
Peut-on joindre le faire-part imprimé en pièce jointe ?
Non. L’e-mail porte votre texte, le lien, le QR code et le code d’accès, sans pièce jointe. Le visuel de la fête se retrouve sur sa page, aux couleurs du thème choisi.